خانه

طرح اجرای نظام پیشنهادها ابلاغ شد

طرح اجرای نظام پیشنهادها ابلاغ شد

از آنجا که اجرای درست و اصولی این طرح میتواند به بهبود و تسریع فرایندهای جاری در موسسه کمک کند و از سویی موجب صرفهجویی در منابع گردد، لازم دیدیم تا متن کامل طرح برای اطلاع همکاران منتشر گردد.  فرم ارائه پیشنهاد در همین صفحه قرارداده شده و همکاران می توانند با دانلود آن،آن را تکمیل کرده و به آدرس روابط عمومی (  publicrelation@hesabresitamin.ir  )ایمیل کنند.با توجه به میانگین تحصیلات و تجربه همکاران و نیز روحیه تعاملی ایشان، انتظار میرود میزان مشارکت در نظام پیشنهادها در حد مقبولی باشد.
 
مقدمه:
ارزش و اهمیت برقراری نظام جامع پیشنهادها ضرورتی است که امروزه جزء تفکیک‌ناپذیر و اصلی سیستم‌های مدیریتی هر سازمان در پبشبرد اهداف و ماموریت‌های آن تعریف شده‌است. همفکری در مورد مسائل و مشورت که اساس نظری نظام پیشنهادها را تشکیل می‌دهد از ارکان اساسی پیشرفت جوامع بشری، سازمان‌ها ، مؤسسات و شرکت‌ها در طول تاریخ و بویژه در دوران جدید بوده است. هم‌چنین بهره‌گیری از نظر کسانی که به طور مستقیم درگیر جزئیات امور هستند روشی عاقلانه و منطقی به شمار می‌رود. مشورت گرفتن از اهل فن در ضمن یکی از باورهای توصیه‌شده و مثبت در نظام فکری مسلمانان به شمار می‌آید.
 اهداف استقرار نظام پیشنهادها
1             بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
2             افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
3             تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی
4             بهبود روابط کاری از طریق افزایش اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان
5             کاهش تنش‌های روانی و فشارهای عصبی ناشی از در حاشیه بودن
6             دلپذیر کردن فضای سازمانی و بهبود کیفیت زندگی کاری
7             ارتقای یادگیری سازمانی
8             بهبود مستمر خدمات و فعالیت ها بر اساس مشارکت
9             کاهش اوقات غیر مفید کارکنان
10          تأثیرگذاری مستقیم کارکنان در اداره و بهبود عملکرد سازمان
دامنهی کاربرد :
نظام پیشنهادها می‌تواند محدود به کارکنان موسسه یا شامل کارکنان وسایر طرف‌های مربوط به موسسه در خارج آن باشد . کمیته نظام پیشنهادها در موسسه هر دو گروه ( کارکنان و افراد یا نهادهای خارج از موسسه ) را شایسته مشارکت در این فرآیند می‌داند اما به لحاظ عملی فعالیت خود را در دو مرحله طراحی می‌کند و در مرحله اول نظام پیشنهادهای درون موسسه را فعال می‌کند.
شیوهی عمل :
از منظرمدیریت، دو شیوه‌ی کلی برای عمل کمیته نظام پیشنهادها وجود دارد :
  1. شیوه‌ی ایستا: در این شیوه هر یک از کارکنان در هر موردی و در هر زمانی می‌تواند پیشنهاد خود را ارائه کند.
  2. شیوه‌ی پویا: در این روش و برای تشویق کارکنان به ارائه پیشنهاد در مورد مسائلی که از نظر مدیریت واجد ارزش بیشتری است، مسائل خاصی مطرح و در مورد آن تقاضای پیشنهاد می‌شود.
کمیته نظام پیشنهادهای مؤسسه حسابرسی از هر پیشنهادی در هر مورد استقبال می‌کند اما عمده فعالیت خود را بر مبنای شیوه دوم طراحی کرده‌است.
درگاهها :
  •                سایت اینترنتی موسسه حسابرسی
  •           صندوق پیشنهادها (فیزیکی)
  •          آدرس الکترونیک برای کمیته نظام پیشنهادها
  •          تحویل مستقیم به روابط عمومی
  •          سامانه اتوماسیون اداری
 
استانداردسازی پیشنهاد :
کمیته نظام پیشنهادهای برای جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان و اعضای کمیته و پرهیز از خلط مبحث پیشنهاد با خواست‌ها و گلایه‌های اداری و نیز دارا بودن حداقل‌های لازم برای بررسی، فرم استانداردی برای پیشنهاد تهیه کرده‌است. این فرم که از روش‌های گوناگون در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد، واجد مفاهیم لازم برای مقبول بودن پیشنهاد است.
ارکان نظام پیشنهادهای مؤسسه :
روابط عمومی موسسه: وظیفه دریافت پیشنهادها، تبلیغ در مورد ارزش‌های نظام پیشنهادها، بررسی اولیه پیشنهادها و اعلام موضوعات مورد نظر مدیریت برای جلب پیشنهاد‌ها را بر عهده دارد.
کمیته نظام پیشنهادها: این کمیته دارای 5 عضو متشکل از معاونان حسابرسی بیمه‌ای، حسابرسی داخلی و پشتیبانی(یا یکی از مدیران آن معاونت به عنوان نماینده)، مدیر برنامه ریزی،مطالعات راهبردی و تلفیق منابع و مسئول روابط عمومی (که سمت دبیری کمیته را نیز عهده‌دار می‌باشد)، است. کمیته بنا به نیاز می‌تواند از صاحب‌نظران داخل یا بیرون از موسسه یا سایر مدیران موسسه به عنوان مدعو و بدون حق رای در جلسات بهره‌گیری نماید.
فرایند بهره‌گیری از پیشنهاد‌ها :  پیشنهادهایی که توسط کمیته نظام پیشنهادها قابل اجرا و مفید ارزیابی شوند به مدیر عامل ارجاع تا پس از طی مراحل قانونی برای اجرا ابلاغ شوند.
نظام تشویق در کمیته پیشنهادها : نظام پیشنهادهای موسسه حسابرسی برای تشویق وقدردانی از پیشنهادهایی که موجب بهبود و فرایندهای کاری در موسسه یا صرفه جویی و یا ارتقاء بهره‌وری و کارامدی شوند،پاداش و جوایزی را پیش بینی می‌نماید. میزان این پاداش و جوایز به میزان اثربخشی و اهمیت پیشنهاد بستگی خواهد داشت و پس از تایید مدیرعامل اهداء و یا پرداخت خواهد شد.
فرایند نظام پیشنهادها در موسسه حسابرسی:
  1. ارائه پیشنهاد
  2. بررسی اولیه توسط روابط عمومی
  3. بررسی توسط کمیته نظام پیشنهادها
  4. بازگشت پیشنهاد به پیشنهاددهنده برای بهبود یا اصلاح
  5. تایید پیشنهاد
  6. ارسال پیشنهاد به مدیر عامل
  7. تایید پیشنهاد توسط مدیرعامل یا بازگرداندن آن به کمیته
  8.  ارسال پیشنهاد مصوب برای اجرا
  9. اعلام نتیجه بررسی‌ها به پیشنهاد دهنده
 
پیوستاندازه
ارائه پیشنهاد.docx19.68 کیلو بایت